ビジネスに効く 伝わる文章術

読み手と書き手のギャップを意識して書こう 白鳥 和生

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 受け身は使わない

 ビジネス文章では極力受け身表現を使わないことも大切です。受け身表現は主語を曖昧にしがちだからです。客観性を意図的に持たせる場合はよいのですが、読み手には〝責任逃れ〟な文章と捉えられかねません。

 例えば「思われます」や「見られます」は誰がそう思っているのか、そう見ているのかがはっきりしません。主語が明確ならば、「我が社は〇〇だと考えます」「私は△△だと思います」とすべきです。

 よくあるのが「が」で文章がつながっている例です。「が」は逆接(but )だけでなく、順接(and)としても使われるのでやっかいです。

 できるだけ順接では使わないこと。さらに、逆接の多用を避けるために、同じ方向性の内容はまとめて書くことに気を配ります。

 逆接を多用する人の中には、よくこんなメールを書く人がいます。

 「お手数をおかけして大変申し訳ありませんが、弊社までご返送をお願いできれば幸いに存じますが、よろしいでしょうか」

 このように1文で一気に書いてしまうと、要点がぼやけた読みづらい文章になってしまいます。一見、表現は丁寧ですが、「お手数をおかけして申し訳ございません。弊社までご返送をお願いできますか」で十分です。

 読み返してみて、「が」で文章がつながっていたら、文章を分けましょう。

 逆接なのか順接なのかはっきりした接続詞の使い方を心がけ、どちらかわかりづらい曖昧な接続詞は使わない方がよいでしょう。

 接続詞は使うタイミングがよければ、より文章に説得力が増します。ただ、前の文章に要素をつけ加える、添加の接続詞の「そして」は使い勝手が良く、多用しがちです。使いすぎると冗長(間延びした文章)になるので注意しましょう。

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