ドリルで学ぶ! 人を動かす資料のつくりかた

知れば納得!あなたが図解を使えない3つの理由 ルバート代表取締役 松上純一郎

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■数字を使って信頼を勝ち取ろう

 図解の重要性と同じくらい重要なのが、数字です。数字をうまく使うことは仕事を円滑に進めるうえでビジネスパーソンの必須スキルです。定量的な情報はその情報の内容に信頼性と説得力を持たせる効果があります。例えば、以下のメッセージではどちらのほうに信頼性があるでしょうか。

(1)当大学への昨年の志願者数は2010年と比較して35%増加した

(2)当大学への志願者数は増加傾向にある

 (1)のほうの信頼性が高いのは一目瞭然だと思います。これは数字に「客観性」と「具体性」があるからです。人は具体的な数字があると信頼に足る情報だと信じてしまうのです。

 私たちコンサルタントはクライアントを動かすために、数字を使う努力をいつもしています。例えば、インターネット上でグラフが公開されていても、具体的な数字が公表されていないデータがあった場合、そのグラフの公表元に電話をして、元データの送付を依頼することまであります。元データが手に入れられなかった場合は、若手コンサルタントに頼んで、グラフを定規で測って数字に落とすということまで行ったりします。このように、数字を使って伝えるということは信頼性を高めるうえで非常に重要なことなのです。

■グラフを使いデータを「可視化」する

なぜグラフは重要なのか

 数字を用いることは非常に重要な一方で、資料で見せる場合には数字をそのまま使うのではなく、グラフに加工することが重要です。グラフには様々な効果があります。1つ目は「数字をわかりやすく見せる」効果です。以下の表とグラフでは、グラフのほうが理解しやすいことがわかります。

 2つ目は「新たな発見が可能」という効果です。若手の頃にいつも先輩コンサルタントに言われていたのは、「表は必ずグラフになおす」ということです。なぜならグラフになおすことで、数字を見るだけでは気付かなかったことを発見できるからです。以下の例では、グラフで見るとA社とB社の市場シェアをC社とD社が奪っていることがわかります。

 3つ目は「メッセージを伝えやすい」効果です。グラフには強調を加えることができますので、伝えたいメッセージが一目瞭然です。例えば「A社とB社の市場シェアをC社とD社が奪っている」というメッセージを出す場合は、以下のようにグラフを強調することができます。

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