1日の40％を占める"ムダ時間"を10％に抑える法！
そのためには、図表2のような分類法が役立つはずである。この分類法は、自分の行動を分析し、行動の癖を知るために便利である。分析をはじめるにあたって、まず1なら1のコマから、自分の仕事のどの部分がそこにあてはまるかを検討していく。1日の行動を記録し、それからそれぞれの行動がどのコマに属するかを調べるのである。
図表2 行動分析の分類法
分類1は、重要であると同時に緊急な事柄である。一般に緊急事態と言われることである。たいていの人は、そのような事態は、ひんぱんに起こってほしくないと思っている。たとえば、ストライキ、大事な顧客に関するトラブル、目前に迫った本年度予算案の提出期限、重要な社員が同じ日に3人そろって風邪で欠勤するなどといった事態である。
1の事項は、大体においてきわめて迅速に対処される。しかし、大事なことだからというのではなく、緊急なことだからという理由でやられている場合が多い。
分類2は、重要だが緊急を要しない事項である。これは、現在起こっていない――あるいは、そうたびたびは起こらない――ことである。たとえば、計画、訓練、部下の養成などである。この分野は重要であるが、実際に時間をたっぷりとかけている人は少ない。なぜだろうか？ それらが緊急ではないからである。延ばそうと思えば延ばせるからである。
日常の大半の時間は、分類3の事項に費やされる。これらは、緊急ではあるが、目的に対してあまり貢献するところのない事項である。
電話がよい例である。ある時間内に受けた電話を残らず記録してみれば、ほんとうに重要なのはそのうちのほんのわずかしかないことがわかるはずである。にもかかわらず、それらはみな、ある程度の時間を食う。訪問客もその1つである。訪問客のほとんどは大したこともないニュースを土産に持ってくる。ほんとうに重要な情報を持ってくる客はきわめてまれである。
それにもかかわらず、分類3の事項が日常の50％から70％もの時間を占めていることが珍しくないのである。
われわれはみな、分類4などは存在しないと思いたがる。4の事項は緊急でもなければ重要でもない。しかし、観察すると、10％から40％の時間がこの事項に常時使われているのである。コーヒーの自動販売機までの往復、雑談、長たらしい昼食、遅刻や早退......並べたらきりがない。
日常の行動をこの分類法によって仕分けるために、それだけ時間と労力をかけても損をすることはない。それは自分の時間の何％が重要なことに使われ、何％がさして重要ではないことに使われているかを間違いなく教えてくれるからである。
また、重要な事柄に注ぎこむ時間をどこから見つけてきたらよいかということも教えてくれる。分析にあたっては、できるだけ自分を偽らないことである。たいていの人は、自分がやっている活動のほとんどを重要なものだと思っている。これはまったく当たっていない。しかし、そう思いたくないという人が多いのである。そして日常の多くの時間があまり重要ではない行動に使われている。
