「ダラダラ癖」から抜け出すための10の法則

仕事が格段にはかどる「優先順位」のつけ方 メリル・E・ダグラス & ドナ・N・ダグラス

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 まず、仕事の内容――代表的な1週間の職務内容――を簡単に書きだしてみる。「優先順位」は、それぞれの仕事が目標にどの程度結びつくかによって決まる。目標に結びつく仕事であればあるほど、優先順位は高くなる。それから、それぞれの仕事の分野でその週に使われる時間は全体の何%かを見積もる。自分の仕事をもれなく捉えてあれば、その欄の合計は100%になるはずである。

 次に、やり落としている仕事はないかを考えてみる。やるべきなのにまったくやっていないことが、たぶんいくつかあるはずである。もしあったら、その仕事を加え、妥当な優先順位をつける。それから、現在のところまったく時間を使っていない仕事があったら、その「見積り時間」の欄にはゼロを書きこむ。

 さて、見積り時間まで記入できたところで、今度は、それぞれの仕事に何%の時間を使うべきかを考える。かくあるべきだという理想的な形に仕事の編成ができた場合、時間の比率はどんな具合になるだろうか? それぞれの仕事に見合ったエネルギーを割りふれるような最善の時間の配分は? それらの理想的な時間を3つ目の欄に書きこむ。この欄も合計は100%になるはずである。

 最後の欄は、先に述べた時間日誌をつけてみなければ埋まらない。時間日誌に記録された時間をここに書きこむのである。

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 さて、作業表が完成したら、「自分は何をやっていると思うか」「何をやっているべきか」「実際には何をやっているか」の違いを、うまく分析できるわけである。分析ができれば、自分の時間と仕事を生かすのに必要なことは何かを判断することができるようになる。そして、時間の投資に対してより大きな成果をあげるためにやらなければならないことは何か、ということがはっきりするはずである。

 職務内容を分析することの価値を疑問視する向きもある。なぜこれが必要なのだろうか? 時間に関する分析の目的は、すべて目標と行動との食い違いを発見することである。職務内容の分析も同じである。目標を設定することは、恐らく時間の管理をするうえで最も重要なことである。

 しかし、目標そのものを実行することはできない。目標は結果であり、達成すべきものである。

 適切な行動をとれば、目標に到達するチャンスも大きくなる。行動を誤れば、どんなに適切な目標を設定し、それを達成しようという意欲が強くても、目標には到達できないことが多い。

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