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プロジェクトマネジャーになったらまず何をすべき?(下) マネジメントソリューションズ 横江真由美

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 この連載では数々のプロジェクトを支援してきた私たちマネジメントソリューションズの経験をもとに、「これは大切・基本だ」と感じたプロジェクトマネジメントのポイントをQ&A形式でお伝えしていきます。前回の「プロジェクトマネジャーになったらまず何をすべき?(上)」ではプロジェクトの目的を確認・定義することの重要性を説明しました。今回は、プロジェクトの計画をどう作るかについて説明しましょう。

Q プロジェクトマネジャーになったらまず何をすべき?
A2 どうやってプロジェクトをマネジメントするか検討する!(How?)

 プロジェクトマネジャーにアサインされ、実際にプロジェクトをマネジメントするためには、マネジメント方法の計画検討が必要です。

 プロジェクトは一度きりのものなので、何が起きるのかを完全に見通すことはできません。かといって「とりあえずやってみよう!」というおおらかすぎる姿勢は大変危険です。計画検討をすることで、あらかじめ準備すべきことも、プロジェクトのリスクも見えてきます。その結果、プロジェクトの開始前に、十分な人員や予算を準備したり、プロジェクトのリスクに対する活動も計画したりすることができます。特にリスクに対する活動を計画しないことは、失敗を容認することと同じといえます。

 計画検討の段階で必要な代表的な観点としては下記があります。これらは『プロジェクトマネジメント計画書』という文書で定義していきます。

●スコープ

 このプロジェクトが経営陣の期待に応えるため、プロジェクトにおいて最終的に実現しないといけないこと(成果)は何なのか?そしてそのために必要な作業や範囲、成果物(報告書など)を明確にします。また、これらをどのように管理していくかを計画します。

●スケジュール

 必要な作業を洗い出し、それらをもとにスケジュールを作成し、その進捗について、何を基準にどのように管理していくかの方法や手順を検討します。

●資源

 特に人的資源(要員)においては、活動に必要なプロジェクト組織体制図、そしてそれに準じて役割と責任を明確にし、役割に沿った要員の確保、チームビルディング(チーム構築)に努めます。昨今は、プロジェクト要員数が確保できても、必ずしも役割を担えるスキルや経験を十分に備えた要員がアサインされないケースがあるので注意します。

●コスト

 プロジェクトではいろいろなコストが発生しますが、何をプロジェクトのコストとするのか明確にし、最低限予想される作業のコストを「コスト管理表」に整理し、プロジェクト予算とします。予算内で対応できるよう、どのように管理していくべきかを検討します。

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