賃貸オフィスの物件探しにはコツがあります。では、オフィス物件情報の上手な集め方とビル仲介会社の見分け方を紹介します。

オフィス物件の情報を収集するには…

● 信頼できる不動産仲介会社やオフィスプランニング会社に依頼

まずは移転計画に沿って、オフィス物件情報の収集からスタートしましょう。幅広く、密度の濃い情報を集めるには、信頼できるビル仲介会社に依頼するのが効率よく情報収集できる方法です。よいオフィスビルを選ぶためには候補物件の調査・下見はとても大切。時間の許す限り、多くのビルを下見して比較検討しましょう。数多くのビルを見るうちに目安ができてきます。

しかし、ビルの下見をたくさんしたいからといって、多数のビル仲介会社に依頼するのはおすすめしません。物件情報が重複することが多く、複数のビル仲介会社に依頼した上に、数多くの物件を見ていると、当初の移転の基本コンセプトからはずれた物件を選んでしまうことがあるのです。信頼できるビル仲介会社であれば、その点もケアしてくれるでしょう。

さらに、候補物件の下見の際には、簡単なオフィスレイアウトをイメージしながら見るようにします。賃貸オフィス物件を選ぶときには、予想以上に「狭過ぎる」「広過ぎる」などの問題が発生するものです。特に、縮小移転の場合は要注意です。オフィスビルには電気系統、照明、空調、消防法、建築基準法などさまざまな制約があるため、新オフィスの賃貸契約を締結する前にオフィスレイアウトを検討し、本当にこのスペースで妥当なのかを確認してください。できれば、オフィスプランニング会社によるテストレイアウト後の賃貸契約締結をおすすめします。最近は物件探しと合わせて、無料でオフィスレイアウトをしてくれる会社もありますので活用しましょう。

● 不動産仲介会社の見分け方

希望にかなったオフィス物件を見つけるためには、移転先を探す方法について理解をしてもらう必要があります。探す方法にはいくつかの窓口がありますが、それぞれに長所短所を持ち合わせていますので、代表的な窓口を紹介します。

• �@ WEBに物件情報を公開している不動産仲介会社 … 不動産仲介会社が持っている情報をWEB上に掲載しており、広さやエリア、賃料などの希望条件を入れると、オフィス物件情報をその場で確認することができます。会員登録をして見るタイプとフリーで見るタイプの二つに分かれます。前者は登録後に営業から電話がかかってくるケースが多いようなので、本格的な検討段階に入るまでは、後者で情報収集をした方が面倒は少ないようです。ただし、情報の鮮度は少し劣ります。蓄積されている情報量は膨大にあり、日々の空室状況を確認してWEB上の情報を更新する必要があるため、その手間の分だけ鮮度が落ちると考えてください。企業によっては、主要エリアは一か月単位で更新しているとも聞きます。
  物件を決める際は、現地に行って詳細を確認して判断する必要があります。「行ってみたら梁が多く、記載されていた内容とは異なる」ということも少なくありません。WEBは、情報収集のツールとして活用するのが一番です。いくつかのオフィス物件を絞り込み、比較しながら、今後のオフィス移転をについて検討してください。
• �A 電話、FAXで物件の問い合わせをし、情報をもらう不動産仲介会社 … 本格的にオフィス移転を検討している場合におすすめの方法です。問い合わせ後、すぐに不動産仲介会社が営業に来てくれるので、具体的なオフィス物件情報が得られます。30坪以下の場合は電話でのやり取りになる会社もありますが、たいていは訪問してくれるでしょう。
  ここでの物件情報の優劣は、不動産仲介会社のシステムと営業の能力、つまり鮮度のいい物件情報を常に集める仕組みが作られているかどうかです。特定のビルオーナーと良い関係を築いているときには、優先して物件情報を入手する場合や、条件交渉に融通が利く場合があります。このベースを元に各営業の方が物件情報を加工して、希望のオフィス物件を探していくのです。 では、どうすれば営業の方がやる気を出して、いい物件情報を持ってくるのか。基本的な判断材料としては、探している事務所の大きさ、どの程度の本気度合いでオフィス物件を探しているのか、競合は極端に多くないか、などです。
• �B 来店方の不動産仲介会社 … 店舗があるエリアの物件情報を多く持っており、30坪程度までの物件が多いのが特徴です。通常は個人用の賃貸マンションをメーンに扱っていることが多く、希望するエリアで利用するのも一つの手ですが、オフィス特有の交渉には不向きかもしれません。オフィス探しの際は、ビル専門の不動産仲介会社をおすすめします。

オフィス探しの時期

最近は景気の影響や経営環境の変化などで、会社の定休日や転勤・転職の時期、建築の完成日も若干変化しているようです。しかし、まだまだ時期によって混雑状況が違います。一般企業と同様に、不動産仲介会社にも混雑する時期や比較的に暇な時期があります。それを上手に利用して、不動産仲介会社と交渉してみましょう。とはいえ、オフィス移転をしたい時期がどの時期であるか、十分理解した上で探すのがいちばん上手なやり方です。そのためには、不動産賃貸業界の繁忙期と閑散期を確認しておくとよいでしょう。

＜不動産業界の繁忙期と閑散期＞

【１月】	年明けから不動産会社は繁忙期に突入。賃料などの条件を交渉するにはかなり困難な時期です。
【２月】	１月同様、かなり混雑します。納得できる条件が出るまで粘るのも大切ですが、決断力が勝負の時期です。
【３月】	１年間でオフィス移転がいちばん多い時期。年間の引っ越し日の約35％がこの時期に集中するといわれています。
【４月】	前半は3月に引き続き混雑するため、オフィスの物件探しは後半の方がよいでしょう。
【５月】	ゴールデンウィークもあり、この時季から探すと移転は暑い夏になりそうです。
【６月】	梅雨前線に負けずに探せば、掘り出し物件が見つかる可能性があります。
【７月】	「ムシ暑さにも負けず探しています！」と不動産会社にアピールしましょう。
【８月】	ゆっくり掘り出し物件を探し、賃料などの条件を交渉してみましょう。
【９月】	年内移転予定の企業がそろそろ動き始める時季。夏に動かなかった影響もあり、オフィス物件を探す企業が増えてきます。
【10月】	年明けの３月移転を目指して、企業が動き始めます。９月に引き続き、オフィス物件を探す会社が増大する可能性が高くなります。
【11月】	年明け３月の移転を目指すのであれば、年内には物件を決めておきましょう。12月に入ると社内もクリスマス・年末ムードになってしまいます。
【12月】	年内に良い物件を決めておきたいのであれば、中旬くらいまでには探しましょう。同時進行で解約予告を忘れずに。

（『月刊総務』2010年１月号から ）