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「ダラダラ癖」から抜け出すための10の法則

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予定を上手に立てる10のポイント

メリル・E・ダグラス & ドナ・N・ダグラス

④「待ち時間」をフルに活用する

 待ち時間や準備時間などのように、行動と次の行動との間の時間がある。その時間を、たまっていた書類を読むとか、何かの計画を立てるとか、検討する時間がなかなか見つかりそうにない物事を検討することに使う。待ち時間にぶつかった時に何をしようかと思案して時間を浪費しないように、常に代替行動を考えておくことである。

 いつも、読んだり書いたりする材料を持ち歩くこと。オフィスからオフィスへ歩いていく際にも、時間を生かして使う努力をするとよい。報告書をファイルにもどす、あるいは誰かと歩きながら話し合う手もある。

⑤ムダな行動をシャットアウトする

 目の前にあることを手あたり次第にやるというような労働習慣が身についてしまうと、ムダな行動が多くなる。このムダな行動をシャットアウトするためには、まず行動を予定表に組み入れる前に、その目的についてよく考えてみること。そして、よい習慣を身につけるために予定表を利用することである。

 予期しないことが起きた場合には、立ちどまって、自分に訊いてみる。「この不測の事態は、計画していたことよりも重要だろうか?」。もし重要だと判断したら、ためらわずに追求したらよい。しかし、そう重要ではなかったら、それは別の時間にまわすなり、無視するなり、「ノー」と言うなり、要するにもっと重要なことをするためにできるだけの手を打つ。そして、可能な限りは計画したコースをたどることである。

⑥自分の予定表を他人に作らせる

 秘書はよくマネジャーの予定表を作る。これには2つの利点がある。第1に、その人間の時間の使い方については、本人よりも他人のほうが客観的に見ることができる。第2に、本人からは言いにくい「ノー」も、他人ならずっと楽に言える。予定表作成を依頼できる人がいたら、早速その人にやらせてみることである。

⑦「静かな時間」を作りだす

 「静かな時間」が非常に有用であることを知って、早めに出社して、1人だけの私的な時間を少なくとも1時間は持とうという人が多くなっている。しかし、そのために必ずしも早く出社する必要はない。

 仕事が忙しい人たちはしばしば、静かな時間を見つけることは不可能だと思いこんでいる。しかし、それは間違いである。静かな時間――重要な仕事に専心するための、ある程度まとまった邪魔のはいらない時間は、工夫次第で誰でも見つけだすことができる。そうした時間を作りだすための条件をいくつかあげておこう。次のような行動をできるだけ少なくすることが、その1つである。

 1 長電話
 2 呼びだし
 3 ムダ話
 4 やたら動きまわること
 5 他人の邪魔をしたり、邪魔をされたりすること
 6 不要不急の会議
 7 不意の訪問客

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