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「ダラダラ癖」から抜け出すための10の法則

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予定を上手に立てる10のポイント

メリル・E・ダグラス & ドナ・N・ダグラス

 時間は、われわれが生きていくうえで一番大切な「資源」である。ただ、時間という資源がほかの資源と違っているのは、使わなくてもどのみち消えてなくなるということだ。この資源をいかに有効に使うか。自分の「作業・行動」を書き出す、「最も大切なこと」から手を付ける。こま切れ時間を1つに集める等々、時間管理と仕事のコツを具体的に伝授する。

 何かを成し遂げたいと思ったら、そのための時間を作らなければならない。時間は計画を立て予定を組むことで作られる。以下に述べる10のポイントは、現実的で、うまくいく予定を立てるうえで役立つだろう。

①予定は書いて貼り出す

 予定は紙に書かなければならない。毎日のあわただしさの中では、やろうと計画したことやその時間をことごとく覚えていられるものではない。何枚かの小さな紙切れではなく、ちゃんとした1枚の紙に書くことである。小さな紙切れでは、1日じゅうそれらをかきまわしたり、ひっくり返したりすることになる。

 ちゃんと書きとめることは自分の考えを明確にし、その日に達成しようとすることに焦点を合わせるのに役立つ。また、目標に対する達成意欲を高めてくれる。人間は不測の事態に弱い。無事にすむと、大したことをしたわけでもないのに、1日分の仕事をやったような気分になるものだ。そこで予定表を作らない人は、不測の事態が起こる前にやっていたことや、次にやるべきことを忘れてムダな時間を過ごしてしまうことが多い。

 しかし、予定表があると、邪魔や不測の事態があっても、その前にしていたことを簡単に思いださせてくれる。次に何をしたらよいかを考える必要はない。それはすでに予定表に載っている。ただ、そのことをとりあげ、やればよいのである。ゆるんだ気分も引きしめてくれる。

 予定表はいつでも見えるところに置くことである。机の引き出しやポケットやカバンの中につっこんでおいてはいけない。目の前の机の上に置くか、壁の高いところに画ビョウでとめておく。予定表を、自分のやるべきことと仕事の進行具合を絶えず思いださせてくれる一種の覚え書きとすることである。

②同じ作業は同じ時間にまとめて処理する

 もし、1日の仕事を電話→手紙→電話→会議→手紙→電話という具合に脈絡なくバラバラにやっていたら、自分の行動や作業に集中することは難しくなる。何回も電話をかけなければならない場合には、それらを全部同じ時間にまとめて処理してしまう。

 何通も手紙を書かなければならなかったら、それらを全部同じ時間に口述する。関連事項をまとめてしまえば、1日のうちにそうたびたび心理的な切り替えをしなくてもすむ。電話の内容が1回ごとに違ったとしても、その時間に電話だけを扱うことは、電話という1つのことに気持ちを統一させてくれる。

③定期的に考える習慣を身につける

 今どういうことになっているか、そして、どういうことをすべきかといったことを定期的に考える習慣を身につけることである。

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