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マネジメントインタビュー

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人手不足だからこそ、クラウド活用による「増力化と省力化」を

ノークリサーチ 岩上由高氏

 オンライン・ストレージ・サービスのようなクラウドサービスのメリットは、初期導入コストをかけることなく「試用」できることだ。もし、社外から社内のファイルサーバーに安全かつ手軽にアクセスできる仕組みをすべて自前で構築しようとすれば、相応の手間とコストがかかる。もしかしたら、自社の業務スタイルには合わず、利用をやめてしまうかもしれない。だが、クラウドサービスなら低額で気軽に試せるのだ。

まだ効率化されていない「経費精算」をクラウドで

 「まだ効率化されていなかった業務を効率化する」というクラウドサービスの成功パターンとしては、一例として岩上氏は経費精算サービスを挙げる。

 昨今では交通機関やホテルの予約サービスなどとも連携し、出張や旅費の経費精算をサポートしてくれる「経費精算サービス」なども登場してきている。企業内の会計システムとも連携できるため、こうしたサービスを利用すれば、外出・出張中の社員でも、煩雑になりがちな経費精算処理を簡単に済ませられる。

 岩上氏は、「経費精算は売り上げに貢献する業務ではないため、作業効率を上げることが重要となります。営業社員が経費申請に要していた時間をお客様訪問などのセールス活動に充てることができれば、企業の売り上げアップにもつながります」と説明する。

 こうしたサービスの利用によって本当に作業効率が上がるかどうかは、個々の企業の業務形態や社員数などによって変わってくるだろう。だが、クラウドであれば初期導入のコストを極力抑えることができ、期待した効果が得られなかった場合にも利用を中断することができる。つまり、「まだ効率化されていなかった業務を効率化する」というチャレンジにおいてはクラウドが有効な選択肢の1つとなってくる。

 岩上氏は、「経費精算のような電子的な処理にとどまらず、請求書発行や給与明細書のように最終的には紙に出力するような業務を担うクラウドサービスもあります。今まで手間と時間がかかっていた煩雑な作業を、外部に代行してもらうような感覚で利用できます。社員が本来の業務に集中できるようにするため、適材適所でこうしたクラウドサービスを活用した業務補完を行うメリットは大きいでしょう」と説明する。

テレビ会議や経営データ分析の実現も視野に

 冒頭で岩上氏は、クラウド移行がコスト削減につながるとは限らないと述べているが、これはあくまで「既に存在している業務システムをクラウド移行する」場合の話だという。一方、これまでコストがかかっていたIT活用の中には、クラウドサービスで安価に代替できるものもある。

 「テレビ会議」はその1つだ。ひと昔前なら専用端末や専用回線がなければ利用できなかったテレビ会議も、インターネットに接続可能なPCとクラウドサービスの組み合わせによって、必要な時にだけ料金を支払って利用することができる。「データ分析」も要注目だろう。これまでエクセルで地道に集計/分析/グラフ化していたような経営分析においても、そのデータをアップロードすることで直感的に操作でき、かつビジュアルな分析結果を返してくれるサービスもある。これらのサービスの多くは無料トライアル版を用意しているので、とりあえず試用してみればいい。ただし、クラウドサービスの中には「いつでも利用を開始/停止できる」ことよりも「一定期間内の利用料金を最小限に抑える」ことを重視しているものもある。契約期間中に解約した場合は違約金が発生することもあるので、各サービスの特徴を事前にチェックしておくことも大切だ。

 サーバーやプリンターといったハードウエアも初期導入費ゼロで利用できるサービスがある。たとえば営業部でカラー印刷ができるプリンターを追加したいなら、貸与されるプリンターを毎月低額で使えるサービスがあるし、サーバーを新規に追加したいなら、クラウド上のサーバー(IaaS、インフラストラクチャー・アズ・ア・サービスと呼ばれるクラウドサービス)を従量制で利用するという選択肢もある。

 岩上氏は、「近年はさまざまな領域で新たなクラウドサービスが登場しています。すぐに試用できるという特性を活かし、これまで躊躇していたような施策も積極的に実施してみてはどうでしょうか。今までになかった利用スタイルが生まれることで視野が広がり、新たな働き方やビジネスが誕生する可能性もあります」と指摘している。

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