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人・組織がよみがえるマネジメント

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忙しすぎて「プロジェクトなんてやってられない」

マネジメントソリューションズ 横江真由美 氏

 環境の変化に合わせて、組織が継続的に変革し続けないと生き残れない時代ですが、世の中の組織変革プロジェクトは60~70%が失敗に終わっているという現実があります。

 その原因について前回の『腹落ちしてない人は、すぐ変革を忘れる』では、プロジェクトメンバーの「感情」に対する配慮がすっぽり抜け落ちていることを指摘しました。

 しかし、失敗する原因はそれだけではありません。うまくいかない変革プロジェクトでは、たいていメンバーのアサイン(業務の割り当て)に大きな問題を抱えています。メンバーは従来の通常業務を掛け持ちしていて、プロジェクト活動が「主業務」になっていません。そのため、メンバーの通常業務(主業務)に何かトラブルが発生したり、重要な監査が入ったりすると、彼ら彼女らは往々にしてプロジェクトを中断せざる得ない状況に陥ってしまいます。これが原因でプロジェクトが遅延・中断し、失敗に終わってしまうケースが少なくありません。

 もし、プロジェクトの途中でメンバーから「忙しすぎて、プロジェクトなんてやってられない」という声が聞こえてきたら、そのプロジェクトはほとんど失敗しかけているのかもしれません。プロジェクトを本格スタートさせる前からそういう声が上がってくるようなら、計画そのものをすぐに考え直すべきです。

 さらに、プロジェクトマネージャーやプロジェクトリーダーまでもが通常業務との兼務であったりすると、目も当てられません。本来なら「プロジェクト専任」にすべきです。変革は、現場を熟知した人でなければ成し遂げられませんが、それゆえに現場を離れられないというなら皮肉なものです。

「副業務」としてのアサインなら、失敗は必然

 では、こういう状況を避けるためには、どうすべきでしょうか。よく起こる例について考えてみましょう。

 変革プロジェクトAにおいて、ある業務部門がプロジェクトの複数のチームから、いろいろな作業を依頼されるケースがありました。その場合、通常業務と兼務で変革プロジェクトAの作業を実施せざるをえず、その業務部門のメンバーは、通常のオペレーションと並行してプロジェクトAの作業をこなすことになりました。

 当然のことながら、普段100%の負荷で通常業務を実施している状況に、変革プロジェクトAの負荷が20%追加されると、トータルで120%の負荷がかかります。もう一杯いっぱいの状況です。そんな状況において通常業務が繁忙期に差しかかったり、緊急で何か起きたりしたらどうでしょうか。業務の負荷がすでに120%になっているのですから、それ以上の負荷になれば身動きがとれなくなることは容易に想像できます。結果、メンバーは、目先の通常業務を優先的に対応せざるを得ない状況になりました。変革プロジェクトAは二の次になるのは当然です。

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